¿Qué es un Software ATS y qué debe contener?
En Inglés “applicant tracking system”, o para resumirlo en pocas palabras: un sistema de atracción de talento y gestión de candidatos, es un software que permite digitalizar diferentes aspectos del reclutamiento, desde el sourcing, posicionamiento, filtrado, gestión, evaluación y otros procesos, hasta la contratación. La idea es crear un sistema similar al de los pipelines comerciales que utilizan los CRM, pero orientado al reclutamiento. En muchos casos, se filtran las aplicaciones automáticamente en función de criterios como: educación, habilidades, experiencia y anteriores contratadores. La complejidad de las búsquedas ha hecho que en los últimos 10 años estos canales de empleo corporativo sean básicos a la hora de optimizar la gestión curricular y para ello usan técnicas similares a las utilizadas por motores de búsqueda como Google a la hora de atraer, almacenar y capturar (parsear) la información de los CV de los candidatos.
Funcionamiento de un software ATS
Básicamente debe tener una entrada de candidatos, y un gestor de las aplicaciones. Cuando un reclutador lanza una oferta para cubrir una vacante, debe convencer al candidato adecuado que su empresa es la mejor para trabajar, debe facilitarle una aplicación rápida y cómoda pero a la vez solicitando toda la información necesaria para su proceso de selección a través del software ATS. Una vez que la aplicación haya sido realizada, el filtrado puede ser directo mediante búsqueda semántica, con tags y palabras clave o los filtros que se hayan configurado en el back end.
¿Qué debo buscar en un software ATS? Lo resumiría en esta frase “Haz que el ATS se adapte a tu empresa, no tu empresa al ATS”
Desde los carteles en los comercios, pasando por las publicaciones en prensa, los anuncios en portales de empleo, los CMS de jobsites que te ponían en tu empresa pero se quedaban ellos con la BBD, hasta ahora, todo ha evolucionado a que la empresa – debe poder personalizar su herramienta, acorde al tipo de candidatos que quiere elegir-. Ni es lo mismo un sector que otro, una start up que una corporación o que un headhunter. Por lo cual debe ser adaptable 100%.
Así, los aspectos en los que te deberías fijar es en que tu ATS cubra estos aspectos y los puedas personalizar fácilmente a tu gusto:
Employer Branding
Hoy en día un candidato no cambia de empresa o decide dónde trabajar por 50 o 100€ más al mes. Eligen por proyecto, por valores de la compañía y cultura corporativa. Tu software ATS te debe permitir mostrar todos estos contenidos varias secciones, con textos, fotos, videos o compartiendo de otra forma esta información con los potenciales empleados. Si tu empresa es una consultora, en vez de employer branding, probablemente querrás explicar tu proceso de selección, fases, etapas o tu relación con el candidato. El caso es lograr un matching con las expectativas del candidato y tu oferta, tu valor para él.
Innovación
Todo va muy rápido, busca el software ATS con las mejores funcionalidades que no te supongan ni quebraderos de cabeza en la implantación, ni costes adicionales cuando vayan llegando. Sobre todo en la situación a día de hoy, es indispensable poder video-entrevistar a los candidatos, filtrarlos y previsualizarlos en video, dar acceso a diferentes roles de usuario en tu organización, chat box y otros sistemas de comunicación como sms o whatsapp, integración con la red más potente: Linkedin, un parser, fuentes gratuitas para poder dejar de pagar a jobsites externos, personalización…pero de nuevo: que te haga la vida fácil a ti como reclutador, y también al candidato
Compatibilidad
Hoy en día la mayoría de candidatos centran más sus búsquedas por Google y LinkedIn y cada vez menos en portales de empleo. Debe permitirte coexistir con ambas plataformas y permitir acceso sencillo a poder compartir tus ofertas, ayudar a tu SEO y que los candidatos caigan en tu BD en vez de quedarse en una externa. Pero esto puede cambiar, por lo que elige un ATS que se integre con todo. Desconfía de plataformas cerradas y poco integrables con otras fuentes o plataformas.
Acceso a perfiles e información
Un software ATS te debe permitir acceder rápidamente a la información de los perfiles adecuados, ya sea con búsquedas semánticas, filtros, tags, etc y de manera ordenada y rápida para acceder a toda la info de tus candidatos.
Ahorra tiempo y dinero
Un software ATS debe reducir costes y horas de trabajo y no al revés. Te permite publicar las vacantes en tu web y compartirlas en otras BBDD, RRSS y profesionales, que deberían redirigir de una manera u otra los candidatos a “tu” BBDD
Reduce la inversión en portales de empleo
De los periódicos en los 90 se pasó a los portales de empleo en la primera década del 2000. Pero el alto coste y la cada vez más baja efectividad de los job sites suponen un alto coste económico para la empresa. La tendencia en los últimos años es crear tus propia BBDD de candidatos segmentable, más vertical y organizada gracias a un software ATS, que debido a su generalización, ya tiene unos precios muy asequibles y te permite gestionar tu imagen de forma personalizada y sin anuncios alrededor.
Calidad frente a cantidad
Los diferentes filtros que requiere tu empresa pueden ser realizados con un sistema de software ATS, que se pueda configurar de la manera que necesitas. Una posición directiva no requiere de los mismos filtros que una de becario, o un perfil técnico de IT no tiene que pasar los mismos test y pruebas que uno de legal, ni las mismas fases. Por eso el software ATS que lijas debe permitirte configurar tanto el front end con tu employer branding, como el back end.acorde a tu operativa
Un software ATS también permite a los reclutadores realizar un seguimiento de los candidatos. Ofrece un flujo de trabajo con varios estados para que los candidatos puedan ir progresando a medida que vayan pasando las diferentes fases del proceso de selección. Toda la información queda registrada en un mismo lugar y podrá ser utilizada para futuros procesos.
Candidate Experience
Muchos candidatos se quejan, puntúan negativamente en rankings o simplemente llaman para conocer el estado de su aplicación. Informar de manera automatizada al candidato mejorará su opinión sobre nuestra empresa, cuando no es posible responder de manera personalizada a cada uno de ellos. Un software ATS permite automatizar respuestas sin necesidad de dedicar horas de tiempo a hacerlo
Cumple con el marco legal GDPR
El software ATS debe solicitar de forma proactiva el permiso del candidato cuando cede su información (datos personales y CV) y permite gestionar y almacenar de forma segura sus datos. Si no cumplimos con los criterios que marca la ley (GDPR) que es una normativa Europea, podemos estar descubiertos ante una posible sanción.
¿Cuál es el software ATS más recomendable?
Sin duda, hoy en día, si quieres acertar, que cumpla con todo lo que he mencionado y que se pueda personalizar a tu gusto. De hecho, tendrías que poner como premisa que se evolucione, no ya cada año, sino cada pocos meses, como hacen las plataformas más avanzadas en otros sectores, como Google, Amazon o Salesforce.
