La digitalización en Compras es importante
Veo al departamento de Compras como un buscador de soluciones y un conector entre necesidades optimizadas del negocio y capacidades reales de los proveedores. Al realizar adecuadamente esta conexión, contribuimos de forma inmediata a la estrategia competitiva de la empresa.
Por lo tanto, como cualquier empresa o función, Compras debe enfocarse en la creación de valor sostenible tomando en cuento el entorno VUCA actual, lo que implica solucionar 4 retos:
- ‘Híper conciencia’: la capacidad de detectar, reaccionar o aprovechar los cambios en el sector, la empresa, los mercados de proveedores y los propios proveedores.
- Toma de decisión basada en la información: la capacidad de poder tomar la mejor decisión posible dependiendo del contexto o situación y en base a muchos datos desestructurados debidamente analizados.
- ‘User experience’: la capacidad de diseñar una interacción sencilla, eficaz y sobre todo inmediata con el cliente interno.
- Ejecución rápida: la capacidad de implementar iniciativas con rapidez y flexibilidad.
El director de Compras debe reflexionar sobre la digitalización del proceso E2E de Compras
Tendría que contestar a estas preguntas:
- ¿En qué grado de madurez se encuentra el departamento? (tener claro el viaje y lo que se podrá generar o no para el negocio)
- ¿Cómo el departamento puede y podrá ayudar a la empresa? (definición del valor de Compras)
- ¿Cuál es el ‘user journey’ actual? (entender los dolores de cabeza creados por los procesos y sistemas de Compras)
- ¿Cómo la digitalización puede ayudar?
- ¿De qué recursos humanos y financieros dispongo?
- ¿Por dónde empezar con la digitalización?
La digitalización de Compras y el proceso end-to-end (E2E) de Compras
Para saber por dónde empezar, hay que revisar a fondo el proceso E2E de Compras.
Existen mil maneras de mapearlo. Una posible opción sería la siguiente:
Category Mgmt.: mediante un robusto análisis interno y externo, un estudio de las necesidades, de la demanda y de los presupuestos así como una investigación de los costes, el negocio y Compras fijan una estrategia para la categoría estudiada: estrategia a largo plazo (incl.: beneficios para el negocio, aspectos clave de sostenibilidad e impactos del digital, ‘buying channel’ recomendado…), lista de iniciativas, estrategia de proveedores, estrategia de stakeholders, gestión de riesgos, plan de implementación.
Sourcing Mgmt.: para poder adquirir productos, bienes o servicios, es el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores, petición de oferta, negociación, adjudicación.
Contract Mgmt.: es la gestión de la base de datos de contratos. Incluye: la fijación de criterios para firmar o no un contrato, definición y armonización de los tipos y modelos de contratos, la redacción/negociación/firma de contratos, la gestión documental, la actualización de los contratos con acuerdos de nivel de servicio, gestión contractual durante la vigencia hasta el vencimiento.
P2P (Procure to Pay): creación del proveedor en el sistema, solicitud de compra y pedido mediante el buying channel seleccionado, hasta el pago de la factura del proveedor.
Supplier Mgmt.: homologación y auditoría de los proveedores, segmentación del panel de proveedores, gestión de los proveedores estratégicos (programa de SRM_Supplier Relationship Mgmt.) y de los muy pocos partners (Collaborative Business Mgmt.)
Risk Mgmt.: identificación, evaluación, priorización y seguimiento de los principales riesgos de mercado, suministro, proveedores, productos o servicios.
Insights Mgmt.: gestión global de los datos relacionados con Compras, análisis y visualización del gasto, análisis de mercados y proveedores, reporting o balance scorecard de la organización de Compras.
Compliance Mgmt.: compliance en cuanto a los pedidos; definición, gestión y optimización de los controles internos a realizar para asegurar un proceso conforme de Compras. Gestión de las auditorías internas.
En el detalle, los procesos son interdependientes y las sub-actividades se mezclan entre varios procesos.
Posteriormente, podemos mapear las opciones digitales a los procesos y empezar a priorizar:
(lista non exhaustiva)
Una necesidad inmediata, una realidad a medio/largo plazo con una gran dosis de sentido común
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Las oportunidades relacionadas con el Data, Digital & Tech son reales y enormes. A diario, un sinfín de expertos explican ejemplos de logros y beneficios. También, reconozco que me suele venir a la cabeza la imagen de unos cuantos pollos sin cabeza corriendo por todas partes. Veo, oigo hablar y leo sobre muchos proyectos ‘piloto’. Hay más fallos que casos de éxito. Algo sencillo puede explicar esta tendencia: una falta de definición de los objetivos a alcanzar. Se lanzan muchos proyectos sin aclarar primero el por qué o los outcomes deseados. El Data, Digital & Tech es un medio; no es un objetivo de por sí. |
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Podemos empezar por las herramientas, plataformas o sistemas de Compras. Tenemos ahora muchas opciones para todos los tipos de organización y todos los bolsillos. Los beneficios así como el ROI de estas soluciones han ido mejorando de forma exponencial en los últimos años. Según los comerciales de estas empresas, todo está fácilmente accesible y debidamente protegido en la nube; todo se puede inter-conectar a otros sistemas de forma muy fácil; todo es ultra-amigable. La realidad suele ser distinta. Una buena solución tecnológica ayuda a: – Cumplir con unos procesos bien definidos, – Optimizar dichos procesos, – Ser más eficiente, – Mejorar la experiencia del usuario. A menudo, los sistemas acaban prevaleciendo sobre los procesos que terminan ajustándose a los sistemas. En estos casos, se crean verdaderos monstruos. Es fundamental analizar los sistemas desde la perspectiva de los procesos definidos. Los procesos son lo primero y lo más importante; no se puede empezar la casa por el tejado. Finalmente es bueno tener claro que, hoy en día, no existe ninguna solución end-to-end para Compras. Tendremos interfaces entre las distintas soluciones elegidas. Eso implica una gestión integral. |
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Podemos progresar en nuestro viaje hacia la digitalización, analizando las posibilidades de automatización mediante los RPAs, bots, chatbots, etc… Para las actividades de poco valor y muy repetitivas, el tiempo ahorrado y la eliminación de fallos son grandes ventajas. Además, son iniciativas baratas y de fácil implementación. No hay que olvidar el factor clave de éxito: la estabilidad del proceso y de los sistemas. Cada cambio en el propio proceso o en los sistemas significará reprogramar o volver al punto de partida. |
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Con estos 2 primeros pasos, podemos entrar en el increíble mundo del big data, text mining y/o inteligencia artificial. Hay avances fenomenales en muchos campos y en otras muchas funciones dentro de las empresas. Los departamentos de Compras tienen retraso. Los beneficios son incalculables. Lo primero consiste en mejorar la gestión y la calidad de los datos. |
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Comentando solamente los aspectos más conocidos de la digitalización, podemos concluir con el block chain. Me recuerda al EDI en los 90´s que, en su día, supuso una revolución en el mundo del aprovisionamiento. Con el block chain vamos a vivir grandes disrupciones, progresos y resultados. No cabe duda. El EDI fue exitoso cuando se supo manejar de forma sectorial y con los grandes actores trabajando de forma coordinada en su implementación. Creo que el éxito del block chain requiere lo mismo: tener a los principales actores de un ecosistema (multi-sectorial) de acuerdo y empujando en la misma dirección a largo plazo. |
La digitalización está cambiando los negocios, las empresas, las organizaciones y por supuesto los departamentos de Compras.
El futuro de la función de Compras será:
– 50% Estrategia, Personas & Colaboración para un mejor alineamiento con el negocio y mayor creación de valor para las empresas;
– 50% Data, Digital & Tech para una mayor performance operacional y para desarrollar un riguroso business intelligence.
Tenemos mucho trabajo apasionante por delante.
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